Phần lớn công ty nhỏ tự đặt tên được, nếu có người chịu bỏ vài tuần để nghĩ, lọc và tra trùng cẩn thận. Thuê người ngoài đáng tiền trong một số tình huống cụ thể: các sáng lập viên bế tắc không chọn được, ngành đã quá đông tên, công ty định đi ra nước ngoài, hoặc sắp đầu tư lớn vào nhận diện và quảng bá. Giữa hai thái cực đó có một lựa chọn thường bị bỏ qua mà lại hiệu quả nhất: tự nghĩ tên, chỉ thuê phần kiểm tra.
Bài này viết từ phía người thuê, giúp chủ doanh nghiệp quyết định có cần ai không và cần cho phần nào. Cách tự đặt tên công ty từng bước, quy định pháp lý về tên doanh nghiệp được nói ở các bài khác; ở đây chỉ nhắc khi cần để phân chia công việc.
Đặt tên công ty gồm những việc gì, việc nào thuê được
Trước khi hỏi "có nên thuê không", hãy tách việc đặt tên ra thành từng phần. Mỗi phần cần một loại năng lực khác nhau, và có thể thuê riêng.
| Việc | Cần gì | Tự làm được không |
|---|---|---|
| Xác định định hướng: công ty là ai, muốn khách cảm nhận thế nào | Hiểu doanh nghiệp | Chỉ chủ doanh nghiệp làm được; người ngoài chỉ hỗ trợ bằng câu hỏi |
| Nghĩ danh sách tên dài | Vốn từ, thời gian, cách nghĩ đa dạng | Được, nếu có vài người cùng nghĩ |
| Lọc tên theo tiêu chí | Kỷ luật, góc nhìn khách quan | Được, nhưng dễ thiên vị tên mình nghĩ ra |
| Kiểm tên doanh nghiệp hợp lệ, không trùng | Hiểu quy định đăng ký doanh nghiệp, biết tra cổng đăng ký | Được với tra cứu cơ bản |
| Tra cứu nhãn hiệu, đánh giá khả năng bảo hộ | Chuyên môn sở hữu trí tuệ | Tra sơ bộ được; đánh giá khả năng bảo hộ nên hỏi chuyên viên |
| Kiểm ngôn ngữ ở thị trường nước ngoài | Người bản ngữ, hiểu văn hoá | Khó, nếu không có người quen ở đó |
| Làm thủ tục đăng ký | Hồ sơ, quy trình | Được, hoặc thuê dịch vụ thủ tục |
Nhìn bảng này, điều dễ thấy là phần sáng tạo, thứ người ta hay nghĩ phải thuê, lại là phần tự làm được nhiều nhất. Phần khó tự làm là phần chuyên môn: đánh giá khả năng bảo hộ nhãn hiệu và kiểm ngôn ngữ ở thị trường khác. Phần đầu tiên, định hướng, thì không ai làm thay được, kể cả khi thuê trọn gói; đơn vị tốt sẽ dành nhiều thời gian hỏi bạn ở bước này.
Dấu hiệu nên thuê người ngoài
Các sáng lập viên bế tắc. Ba người góp vốn, mỗi người một tên yêu thích, tranh luận nhiều tuần không xong. Một người ngoài có quy trình rõ ràng, tiêu chí viết ra giấy, giúp cuộc chọn chuyển từ "mình thích" sang "tên nào đạt tiêu chí". Ở đây, giá trị của dịch vụ là sự trung lập, không phải sự sáng tạo.
Ngành đã quá đông tên. Một số ngành như bất động sản, thương mại điện tử, giáo dục ngoại ngữ, mỹ phẩm có hàng nghìn doanh nghiệp, các tên đẹp và có nghĩa gần như đã bị dùng hết. Tìm ra tên vừa có nghĩa vừa còn trống cần nhiều vòng thử và kinh nghiệm tra cứu.
Công ty định ra thị trường nước ngoài. Tên phải đọc được, không mang nghĩa xấu ở nhiều ngôn ngữ, và còn trống ở nhiều nước. Đây là phần mà đơn vị có mạng lưới người bản ngữ làm tốt hơn hẳn việc tự tra trên mạng.
Sắp đầu tư lớn vào nhận diện và quảng bá. Nếu sau khi chốt tên, công ty sẽ chi một khoản đáng kể cho logo, biển hiệu, bao bì, quảng cáo, thì chi phí thuê kiểm tra kỹ là nhỏ so với rủi ro phải làm lại tất cả vì tên trùng.
Không ai trong công ty có thời gian. Đặt tên cẩn thận tốn nhiều giờ. Nếu người duy nhất có thể làm là giám đốc đang bận gọi vốn và tuyển người, thuê người làm phần nặng công và để giám đốc chỉ tham gia ở các điểm quyết định là hợp lý.
Khi nào tự làm là đủ
Tự làm thường đủ khi công ty phục vụ thị trường trong nước, nhất là trong một vài tỉnh; khi tên dự định là dạng ghép giữa một phần riêng và phần mô tả ngành, kiểu "Công ty TNHH Thực phẩm Hạt Vàng"; và khi có ít nhất một người trong nhóm cẩn thận, chịu khó tra cứu và ghi chép. Phần lớn công ty gia đình, công ty dịch vụ địa phương, cửa hàng chuyển lên công ty rơi vào nhóm này.
Tự làm cũng đủ khi công ty chấp nhận rằng tên chỉ cần đúng luật, dễ đọc, không trùng, chưa cần một cái tên gây ấn tượng mạnh ngay. Nhiều thương hiệu nổi tiếng mang những cái tên rất bình thường; giá trị của tên đến từ những gì công ty làm sau đó. Điều này không có nghĩa là tên không quan trọng, mà là một cái tên đủ tốt cộng với nhiều năm làm tốt thắng một cái tên tuyệt vời cộng với sản phẩm trung bình.
Dấu hiệu bạn đang tự làm ổn: có danh sách vài chục tên, có tiêu chí lọc viết ra, đã tra trùng tên doanh nghiệp trên cổng đăng ký, đã tra sơ bộ nhãn hiệu trên cơ sở dữ liệu công khai của cơ quan sở hữu trí tuệ, đã kiểm tên miền và tài khoản mạng xã hội, và đã đọc tên cho vài người ngoài nghe. Nếu đã làm hết những việc đó mà vẫn thấy yên tâm, khả năng cao là không cần thuê ai.
Thuê một phần: thường là lựa chọn đáng tiền nhất
Giữa tự làm hết và thuê trọn gói có nhiều cách thuê từng phần, và với doanh nghiệp nhỏ đây thường là cách hiệu quả nhất về chi phí. Cách phổ biến nhất là tự nghĩ và lọc tên, rồi thuê chuyên viên sở hữu trí tuệ tra cứu và đánh giá khả năng bảo hộ cho ba đến năm tên cuối cùng. Bạn giữ toàn quyền sáng tạo, còn phần chuyên môn thì có người chịu trách nhiệm.
Cách thứ hai là thuê một buổi làm việc với người có kinh nghiệm đặt tên: một buổi hội thảo ý tưởng, nơi người ngoài đặt câu hỏi, dẫn nhóm qua các kỹ thuật nghĩ tên, rồi để nhóm tự làm tiếp. Cách này hợp khi nhóm bế tắc về ý tưởng nhưng không muốn trả cho cả một dự án.
Cách thứ ba là thuê kiểm ngôn ngữ riêng: nhờ người bản ngữ hoặc dịch vụ dịch thuật kiểm tên ở một vài ngôn ngữ của thị trường bạn định đến. Cách thứ tư là thuê dịch vụ thủ tục chỉ để nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và kiểm tên hợp lệ, phần sáng tạo tự làm.
Khi thuê một phần, hãy nói rõ phạm vi trong báo giá và hợp đồng: thuê phần nào, nhận lại gì, ai chịu trách nhiệm nếu kết quả sai. Phần lớn tranh chấp trong dịch vụ đặt tên đến từ việc hai bên hiểu phạm vi khác nhau.
Tính chi phí thật của việc tự làm
Tự làm không miễn phí; nó tốn thời gian của người đáng giá nhất trong công ty. Một cách tính đơn giản (ví dụ giả định): giám đốc và một người đồng sáng lập mỗi người bỏ ra khoảng hai mươi giờ cho việc nghĩ, bàn, tra cứu. Bốn mươi giờ đó nhân với giá trị một giờ làm việc của họ, mà một cách ước lượng là thu nhập bị bỏ lỡ hoặc việc khác bị chậm lại, là chi phí thật. Nhiều khi con số này ngang hoặc cao hơn một gói tư vấn cơ bản.
Nhưng chi phí lớn nhất không nằm ở thời gian mà ở rủi ro làm lại. Nếu sau một năm phát hiện tên trùng với nhãn hiệu của người khác và phải đổi, công ty mất tiền in lại biển hiệu, danh thiếp, bao bì, làm lại hồ sơ, và quan trọng hơn là mất phần nhận diện đã xây. Ước lượng rủi ro này bằng cách hỏi: nếu phải đổi tên sau một năm, mình sẽ tốn những khoản gì? Danh sách càng dài, lý do thuê phần kiểm tra càng mạnh.
Ngược lại, nếu công ty còn rất nhỏ, chưa in gì nhiều, rủi ro đổi tên sau này cũng nhỏ. Với những công ty này, tự làm cẩn thận và để dành tiền cho việc khác là quyết định hợp lý.
Ba công ty, ba quyết định khác nhau
Ví dụ giả định thứ nhất: một công ty vệ sinh công nghiệp ở Cần Thơ, phục vụ khách trong vùng đồng bằng, hai người sáng lập là vợ chồng. Họ tự nghĩ danh sách, chọn một tên ghép giữa tên riêng ngắn và chữ "vệ sinh công nghiệp", tự tra trùng trên cổng đăng ký doanh nghiệp và nhờ một người quen làm sở hữu trí tuệ xem giúp. Tổng thời gian ba tuần, chi phí gần như chỉ là thời gian. Đây là quyết định hợp lý: thị trường hẹp, rủi ro đổi tên nhỏ, không có bất đồng.
Ví dụ thứ hai: một công ty phần mềm ở Hà Nội định bán sản phẩm sang vài nước Đông Nam Á trong hai năm tới. Tên phải đọc được ở nhiều ngôn ngữ, còn trống tên miền quốc tế, không trùng nhãn hiệu ở nhiều nước. Nhóm sáng lập là kỹ sư, không ai có kinh nghiệm về việc này. Họ thuê trọn gói một đơn vị có người bản ngữ ở các thị trường đó. Chi phí đáng kể, nhưng nhỏ so với rủi ro phải đổi tên khi đã có khách ở nhiều nước.
Ví dụ thứ ba: một công ty gia đình ba anh em chuyển từ hộ kinh doanh lên công ty, mỗi người muốn một tên, tranh luận hai tháng. Vấn đề không phải thiếu ý tưởng mà thiếu cách quyết. Họ thuê một người có kinh nghiệm điều phối một buổi làm việc: viết tiêu chí chung, chấm từng tên theo tiêu chí, loại dần. Sau một buổi, ba người chốt được một tên không phải của ai cả nhưng cả ba cùng chấp nhận. Chi phí thấp, hiệu quả cao, vì thuê đúng thứ đang thiếu.
Trả lời năm câu này trước khi gọi bất kỳ ai
Dù quyết định tự làm hay thuê, năm câu trả lời dưới đây đều cần. Nếu thuê, chúng là đầu vào cho đơn vị bạn thuê; nếu tự làm, chúng là tiêu chí lọc tên.
- Công ty sẽ phục vụ ai, ở đâu, trong năm năm tới? Thị trường trong tỉnh, cả nước hay nước ngoài quyết định phạm vi kiểm tra.
- Tên có cần chứa ngành nghề không? Nếu công ty có thể mở sang ngành khác, tên gắn chặt một ngành sẽ thành gánh nặng.
- Ai có quyền quyết định cuối cùng? Một người, hội đồng sáng lập hay cả gia đình. Không rõ điều này thì không ai giúp được.
- Ngân sách cho tên và nhận diện ban đầu là bao nhiêu? Không cần con số chính xác, chỉ cần biết là nhỏ, vừa hay lớn.
- Có tên nào đã nghĩ sẵn và đang thích không? Nói ra từ đầu. Nhiều người giấu tên yêu thích rồi chê mọi đề xuất của đơn vị thuê vì không giống tên đó.
Nếu trả lời xong năm câu mà thấy mọi thứ đơn giản, thị trường nhỏ, ngân sách nhỏ, một người quyết, có lẽ bạn không cần thuê. Nếu câu trả lời phức tạp, có nhiều người quyết, thị trường rộng, ngân sách lớn, thì người ngoài có quy trình bài bản sẽ giúp bạn đỡ mất thời gian và giảm rủi ro.
Câu hỏi thường gặp
Thuê tư vấn đặt tên có bảo đảm tên được đăng ký nhãn hiệu không?
Không ai bảo đảm được chắc chắn, vì quyết định cấp văn bằng thuộc cơ quan nhà nước sau khi thẩm định. Đơn vị có chuyên môn chỉ đánh giá được khả năng cao hay thấp dựa trên tra cứu. Nếu ai hứa chắc chắn, hãy hỏi họ cam kết gì khi kết quả không như hứa.
Dịch vụ thành lập doanh nghiệp có tư vấn tên không?
Thường có ở mức kiểm tên có hợp lệ và có trùng tên doanh nghiệp khác trên hệ thống đăng ký không. Đó là phần pháp lý tối thiểu, khác với việc sáng tạo tên hay đánh giá khả năng bảo hộ nhãn hiệu. Hỏi rõ họ kiểm những gì.
Có nên nhờ người quen làm sáng tạo đặt tên giúp thay vì thuê?
Được, và nhiều khi rất hiệu quả. Chỉ cần thoả thuận rõ từ đầu rằng quyền với cái tên thuộc về công ty, và đừng vì nể mà chọn tên của người quen nếu nó không đạt tiêu chí. Phần kiểm tra pháp lý vẫn nên do người có chuyên môn làm.
Công ty đã đăng ký rồi mới muốn thuê đặt lại tên có muộn không?
Không muộn nếu công ty chưa đầu tư nhiều vào nhận diện. Có thể giữ tên pháp lý và dùng một tên thương mại khác, hoặc làm thủ tục đổi tên doanh nghiệp. Mỗi cách có chi phí riêng; cân nhắc trước khi quyết.
Thuê đơn vị nước ngoài đặt tên cho công ty Việt có tốt hơn không?
Chỉ tốt hơn khi công ty nhắm thị trường mà đơn vị đó hiểu rõ. Với thị trường Việt, đơn vị không hiểu thanh điệu, cách nói lái, văn hoá địa phương có thể đề xuất tên nghe ổn với họ nhưng kỳ cục với khách Việt. Dù thuê ai, tên vẫn phải được thử với người Việt.
Mất bao lâu để tự đặt tên công ty một cách cẩn thận?
Với một nhóm nhỏ làm bán thời gian, khoảng hai đến bốn tuần là hợp lý cho việc nghĩ, lọc, tra trùng và thử với người ngoài. Làm nhanh hơn được nhưng thường phải bỏ bớt bước kiểm, và đó là chỗ rủi ro.