Một cái tên thường không được bảo vệ theo cách một bức tranh hay bài viết được bảo vệ, nên quyền với tên trong dịch vụ đặt tên phải được thoả thuận rõ bằng hợp đồng. Tối thiểu hợp đồng cần nói: người thuê toàn quyền dùng và đăng ký tên được chọn; bên làm không được đăng ký hay dùng tên đó; các tên không được chọn thuộc về ai; mọi thông tin dự án được giữ kín; tên miền và nhãn hiệu đứng tên người thuê; và nghiệm thu, thanh toán theo từng mốc.
Bài này là hướng dẫn chung cho người thuê, viết theo nguyên lý; không thay cho tư vấn của luật sư. Hợp đồng có giá trị lớn hoặc có yếu tố nước ngoài nên được luật sư xem trước khi ký.
Vì sao tên cần điều khoản riêng
Người thuê thường nghĩ: mình trả tiền thì cái tên là của mình. Về mặt kinh doanh đúng vậy, nhưng về mặt pháp lý câu chuyện phức tạp hơn. Theo nguyên lý chung của pháp luật sở hữu trí tuệ ở nhiều nước, kể cả Việt Nam, quyền tác giả bảo hộ các tác phẩm có tính sáng tạo nhất định; một từ hay một cụm vài chữ dùng làm tên thường khó được coi là tác phẩm để hưởng quyền tác giả. Quyền với một cái tên trong kinh doanh chủ yếu đến từ việc đăng ký nhãn hiệu và từ việc sử dụng thực tế.
Hệ quả: nếu hợp đồng không nói gì, sẽ có những vùng mập mờ. Bên làm có thể dùng lại tên bạn không chọn cho khách khác. Một nhân viên của bên làm có thể nhanh tay đăng ký tên miền theo tên vừa đề xuất. Bên làm có thể đưa tên vào hồ sơ năng lực trước khi bạn công bố, làm lộ kế hoạch ra mắt. Không điều nào trong số đó nhất thiết sai luật nếu không có thoả thuận, nhưng điều nào cũng gây thiệt hại thật.
Ngoài cái tên, dịch vụ còn tạo ra những sản phẩm khác có thể được bảo hộ quyền tác giả như bản định hướng, báo cáo phân tích, câu chuyện thương hiệu viết ra. Hợp đồng nên nói rõ quyền với những tài liệu này nữa.
Các điều khoản nên có trong hợp đồng thuê đặt tên
Danh sách dưới đây là gợi ý cho người thuê khi đọc bản hợp đồng mẫu của bên làm.
| Điều khoản | Nội dung nên có | Để tránh điều gì |
|---|---|---|
| Phạm vi | Các bước, số tên, số vòng sửa, phạm vi kiểm tra | Hai bên hiểu khác nhau về việc phải làm |
| Sản phẩm bàn giao | Danh sách, báo cáo kiểm tra có ngày, tài liệu định hướng | Nhận vài cái tên trơn khi kết thúc |
| Quyền với tên được chọn | Người thuê toàn quyền sử dụng, đăng ký; bên làm không được đăng ký, sử dụng | Bên làm hoặc nhân viên giữ quyền ngầm |
| Quyền với tên bị loại | Thoả thuận rõ một trong các phương án (xem phần sau) | Tên suýt chọn xuất hiện ở đối thủ |
| Bảo mật | Thông tin dự án, danh sách tên, kế hoạch ra mắt | Lộ kế hoạch, bị giành tên miền |
| Giới thiệu dự án | Bên làm chỉ được đưa vào hồ sơ năng lực sau khi người thuê công bố và đồng ý | Lộ thông tin trước ngày ra mắt |
| Cam kết khi tên bị từ chối | Làm lại, hoàn phí một phần, hoặc không cam kết, ghi rõ | Tranh cãi khi đơn nhãn hiệu gặp trở ngại |
| Thanh toán theo mốc | Gắn với sản phẩm bàn giao ở từng bước | Trả hết rồi mất đòn bẩy |
Không phải hợp đồng nào cũng cần đủ tám dòng với cùng mức chi tiết. Một dự án nhỏ với người làm tự do có thể chỉ cần một trang, nhưng ba dòng quyền với tên được chọn, quyền với tên bị loại và bảo mật thì không nên thiếu.
Phương án bị loại thuộc về ai: ba cách thoả thuận
Trong một dự án đặt tên, bạn chỉ chọn một tên trong vài chục hay vài trăm tên đã được nghĩ ra. Phần còn lại có giá trị với cả hai bên. Có ba cách thoả thuận phổ biến.
| Cách thoả thuận | Nội dung | Hợp khi |
|---|---|---|
| Chuyển toàn bộ cho người thuê | Mọi tên trong dự án thuộc người thuê, bên làm không dùng lại | Người thuê có thể cần tên dự phòng, tên cho sản phẩm sau; chấp nhận phí cao hơn |
| Bên làm giữ, có giới hạn | Bên làm được dùng lại, nhưng không cho khách cùng ngành hoặc trong một thời gian nhất định | Cân bằng phổ biến nhất |
| Bên làm giữ toàn quyền | Tên không chọn trở lại kho ý tưởng của bên làm | Dự án nhỏ, phí thấp, người thuê không quan tâm |
Rủi ro thực tế của cách thứ ba: tên mà bạn đã cân nhắc kỹ, có khi đứng thứ hai trong danh sách, xuất hiện vài tháng sau ở một doanh nghiệp cùng ngành. Không có gì sai về pháp lý nếu hợp đồng cho phép, nhưng cảm giác rất khó chịu, và có thể gây nhầm lẫn trên thị trường.
Dù chọn cách nào, nên giữ quyền cho người thuê với vài tên trong danh sách ngắn làm tên dự phòng trong một thời gian, phòng khi tên chính gặp trở ngại khi đăng ký.
Bảo mật, tên miền và nhãn hiệu đứng tên ai
Trong quá trình đặt tên, danh sách tên đang cân nhắc là thông tin nhạy cảm. Nếu lộ ra, người khác có thể đăng ký trước tên miền hoặc nộp đơn nhãn hiệu, rồi chờ bạn mua lại. Hiện tượng giữ tên miền để bán lại là có thật trên thế giới. Điều khoản bảo mật nên bao gồm cả nhân viên và cộng tác viên của bên làm, và cấm rõ việc đăng ký tên miền, tài khoản mạng xã hội, nhãn hiệu cho bất kỳ tên nào trong dự án.
Nguyên tắc quan trọng nhất: mọi đăng ký phải đứng tên người thuê. Nếu bên làm đăng ký tên miền hộ cho nhanh, tên miền phải được đăng ký với thông tin chủ thể là doanh nghiệp của bạn, tài khoản quản lý do bạn giữ. Nếu bên làm nộp đơn nhãn hiệu thay bạn theo uỷ quyền, người nộp đơn và chủ sở hữu trong đơn phải là doanh nghiệp của bạn. Kiểm lại bằng giấy tờ, đừng chỉ tin lời.
Trường hợp tranh chấp hay gặp ở các dịch vụ trọn gói: tên miền, tài khoản mạng xã hội được bên làm tạo và giữ mật khẩu, đến khi chấm dứt hợp tác thì mất nhiều tháng mới lấy lại được. Đưa vào hợp đồng nghĩa vụ bàn giao toàn bộ tài khoản, mật khẩu ngay khi tạo, và hạn bàn giao cụ thể.
Nghiệm thu và thanh toán theo mốc
Gắn thanh toán với sản phẩm bàn giao ở từng bước giúp cả hai bên có động lực và có điểm dừng rõ ràng. Một cách chia mốc thường gặp (tỷ lệ là ví dụ giả định, tuỳ thoả thuận):
- Ký hợp đồng: tạm ứng một phần để bên làm bắt đầu.
- Duyệt bản định hướng và hướng đặt tên: thanh toán đợt hai. Đây cũng là điểm dừng: nếu người thuê không muốn đi tiếp, hợp đồng kết thúc với chi phí đã biết.
- Nhận danh sách ngắn có kiểm sơ bộ: thanh toán đợt ba.
- Bàn giao bộ hồ sơ cuối cùng gồm tên chốt, báo cáo kiểm sâu, tên dự phòng, bàn giao tài khoản nếu có: thanh toán phần còn lại.
Mỗi mốc nên có biên bản nghiệm thu ngắn, ghi đã nhận những gì. Biên bản này nghe thủ tục, nhưng khi có tranh chấp, nó là bằng chứng duy nhất cho thấy ai đã hoàn thành phần việc nào.
Hợp đồng cũng nên có thời hạn phản hồi cho người thuê ở mỗi mốc. Nếu người thuê không phản hồi trong thời hạn, mốc được coi là đã duyệt hoặc tiến độ được lùi tương ứng; điều này bảo vệ bên làm khỏi những dự án kéo dài vô hạn vì người thuê bận.
Khi tên do nhân viên hoặc cuộc thi đặt tên nghĩ ra
Không phải tên nào cũng đến từ dịch vụ thuê ngoài. Nhiều doanh nghiệp tổ chức cuộc thi đặt tên trong nội bộ hoặc mời khách hàng góp ý tưởng, kèm giải thưởng. Cách làm này tạo không khí tốt, nhưng cũng cần thoả thuận rõ về quyền, chỉ là theo một hình thức khác hợp đồng dịch vụ.
Với cuộc thi, thể lệ chính là hợp đồng. Thể lệ nên ghi: người tham gia đồng ý rằng doanh nghiệp được toàn quyền sử dụng, sửa đổi, đăng ký tên được chọn; giải thưởng là toàn bộ quyền lợi của người đoạt giải; doanh nghiệp có quyền không chọn tên nào nếu không đạt yêu cầu kiểm tra; các tên không đoạt giải xử lý thế nào. Cũng nên nói rõ doanh nghiệp có thể chọn một tên rồi chỉnh sửa, và người gửi tên gần giống không được giải.
Với nhân viên nghĩ tên trong giờ làm, quy định nội bộ hoặc hợp đồng lao động thường xác định kết quả công việc thuộc doanh nghiệp. Nếu chưa có, một thông báo ngắn trước khi bắt đầu là đủ để tránh hiểu lầm. Điều tế nhị hơn là ghi nhận: người nghĩ ra tên được dùng nên được ghi công, dù quyền thuộc doanh nghiệp. Một cái tên được hàng nghìn khách nhắc mỗi ngày mà người nghĩ ra không được ai nhắc tới là chuyện dễ gây chạnh lòng.
Một rủi ro riêng của cuộc thi mở cho công chúng: người tham gia có thể gửi tên đã thuộc về người khác, vô tình hay cố ý. Tên đoạt giải vẫn phải qua đủ các bước kiểm như mọi tên khác trước khi công bố.
Những điều khoản nên đọc kỹ trong hợp đồng mẫu của bên làm
Giới hạn trách nhiệm. Nhiều hợp đồng mẫu giới hạn trách nhiệm của bên làm ở mức phí dịch vụ. Điều này phổ biến và thường hợp lý, nhưng nên đọc xem có loại trừ cả những lỗi rõ ràng như không kiểm những gì đã cam kết kiểm hay không.
Quyền giới thiệu dự án. Điều khoản cho phép bên làm dùng tên doanh nghiệp bạn, tên được chọn và quá trình làm việc trong hồ sơ năng lực. Hợp lý nếu có điều kiện về thời điểm và sự đồng ý của bạn.
Phí phát sinh. Các khoản tính thêm ngoài phạm vi: vòng sửa thêm, kiểm thêm thị trường, họp thêm. Yêu cầu có đơn giá cụ thể trong hợp đồng.
Chấm dứt hợp đồng. Mỗi bên được chấm dứt khi nào, thanh toán phần việc đã làm ra sao, sản phẩm đã làm thuộc về ai khi dừng giữa chừng.
Giải quyết tranh chấp. Thương lượng, hoà giải, trọng tài hay toà án, ở đâu. Với hợp đồng nhỏ trong nước, điều khoản đơn giản là đủ; với đơn vị nước ngoài, luật áp dụng và nơi giải quyết tranh chấp là điều phải hỏi luật sư.
Câu hỏi thường gặp
Thuê người làm tự do có cần hợp đồng không?
Nên có, kể cả một bản thoả thuận ngắn qua thư điện tử được hai bên xác nhận. Tối thiểu ghi phạm vi, phí, quyền với tên được chọn và tên bị loại, bảo mật. Người làm tự do chuyên nghiệp thường cũng muốn có thoả thuận rõ để bảo vệ mình.
Nếu bên làm đã đăng ký tên miền theo tên của mình thì đòi lại thế nào?
Trước hết đề nghị chuyển giao theo thoả thuận. Nếu hợp đồng có điều khoản bàn giao, đó là căn cứ chính. Nếu không có và bên kia từ chối, cần hỏi luật sư về các cơ chế giải quyết tranh chấp tên miền. Đây là lý do nên quy định ngay từ đầu.
Có thể yêu cầu bên làm bảo đảm tên không vi phạm quyền của ai không?
Có thể yêu cầu bên làm cam kết đã kiểm theo phạm vi thoả thuận và không cố ý đề xuất tên sao chép. Bảo đảm tuyệt đối không vi phạm thì khó, vì không ai tra hết được mọi nguồn trên thế giới; điều khoản hợp lý thường gắn với phạm vi kiểm đã cam kết.
Câu chuyện thương hiệu do bên làm viết có thuộc người thuê không?
Câu chuyện, bản định hướng, báo cáo là những văn bản có thể được bảo hộ quyền tác giả. Hợp đồng nên ghi rõ người thuê được toàn quyền sử dụng, chỉnh sửa, hoặc quyền được chuyển giao, để sau này dùng tự do trong truyền thông.
Hợp đồng nên viết bằng tiếng Việt hay song ngữ?
Với đơn vị trong nước, tiếng Việt là đủ. Với đơn vị nước ngoài, hợp đồng song ngữ cần ghi rõ bản nào có giá trị ưu tiên khi hai bản hiểu khác nhau, và nên để luật sư đọc cả hai bản.