Một dịch vụ đặt tên công ty bài bản đi qua bốn chặng: hiểu doanh nghiệp, sáng tạo danh sách dài, sàng lọc và kiểm tra, rồi bàn giao một danh sách ngắn có lý do và kết quả tra cứu. Ở mỗi chặng, người thuê nên thấy một sản phẩm cụ thể để duyệt, không chỉ chờ tới cuối để nhận vài cái tên. Nếu dịch vụ đưa ra tên mà không hỏi gì về doanh nghiệp, hoặc không kèm kết quả tra cứu, đó là dấu hiệu làm qua loa.
Bài này giúp người thuê biết trước một dịch vụ đặt tên thường làm gì, nên đòi hỏi gì ở từng bước và đâu là giới hạn của chữ "nhanh chóng" mà các lời chào hàng hay dùng. Không có đơn vị cụ thể nào được nhắc đến; thời gian và chi phí trong bài là ví dụ giả định.
Hai loại dịch vụ hay bị gọi chung là "đặt tên công ty"
Trên thị trường, cùng một cụm từ có thể chỉ hai dịch vụ khác hẳn nhau. Hỏi rõ trước khi so sánh giá.
| Tiêu chí | Dịch vụ thủ tục kèm kiểm tên | Dịch vụ sáng tạo tên (naming) |
|---|---|---|
| Làm gì | Kiểm tên bạn đưa có hợp lệ, có trùng doanh nghiệp khác không; làm hồ sơ đăng ký | Nghĩ tên mới, lọc, kiểm, trình bày phương án |
| Ai thường cung cấp | Đơn vị dịch vụ thành lập doanh nghiệp, kế toán, luật | Đơn vị thương hiệu, chuyên gia đặt tên, nhóm sáng tạo |
| Sản phẩm nhận được | Kết quả kiểm tên, hồ sơ, giấy chứng nhận | Danh sách tên kèm lý do, kết quả tra cứu, khuyến nghị |
| Thời gian | Ngắn, phụ thuộc thủ tục | Dài hơn, phụ thuộc số vòng làm việc |
| Không bao gồm | Sáng tạo tên, đánh giá sức mạnh thương hiệu | Thường không bao gồm thủ tục đăng ký |
Nhiều người thuê loại thứ nhất rồi thất vọng vì nhận được đúng cái tên mình đưa, chỉ thêm chữ "đã kiểm tra hợp lệ". Ngược lại, có người thuê loại thứ hai và ngạc nhiên vì còn phải tự đi đăng ký. Cả hai đều không sai; chỉ là không hỏi rõ.
Một số đơn vị cung cấp cả hai. Khi đó, xem báo giá có tách hai phần không, và phần sáng tạo được làm đến mức nào.
Quy trình bài bản và thứ người thuê nên nhận ở mỗi bước
Dưới đây là trình tự phổ biến của một dịch vụ sáng tạo tên. Tên gọi các bước có thể khác giữa các đơn vị, nhưng nội dung nên tương đương.
- Tiếp nhận và phỏng vấn. Đơn vị hỏi về doanh nghiệp, khách hàng, đối thủ, kế hoạch, người quyết định. Bạn nên nhận lại một bản tóm tắt định hướng đặt tên, đọc và sửa cho đúng trước khi họ làm tiếp.
- Khám phá. Đơn vị tìm hiểu tên của đối thủ, thói quen đặt tên trong ngành, các hướng ngôn ngữ có thể đi. Sản phẩm nên có: một bảng tóm tắt tên đối thủ và các khoảng trống.
- Chọn hướng. Thay vì đưa ngay tên, đơn vị tốt đưa ra hai, ba hướng đặt tên kèm vài tên ví dụ cho mỗi hướng. Bạn duyệt hướng trước. Bước này tránh việc làm cả trăm tên theo hướng bạn không muốn.
- Sáng tạo danh sách dài. Thường từ vài chục tới vài trăm tên, bạn không cần xem hết, nhưng có quyền hỏi.
- Sàng lọc và kiểm sơ bộ. Đơn vị loại tên trùng, tên khó đọc, tên mang nghĩa xấu, tra sơ bộ tên doanh nghiệp, nhãn hiệu, tên miền.
- Trình bày danh sách ngắn. Thường từ năm đến mười tên, mỗi tên kèm lý do, cách đọc, ưu nhược điểm và kết quả kiểm sơ bộ.
- Vòng sửa. Bạn góp ý, đơn vị điều chỉnh hoặc bổ sung. Số vòng nên ghi trong hợp đồng.
- Kiểm sâu và bàn giao. Với hai, ba tên cuối, kiểm kỹ hơn và bàn giao bộ hồ sơ.
Bước ba là bước phân biệt rõ nhất giữa dịch vụ bài bản và dịch vụ làm cho xong. Dịch vụ làm cho xong thường bỏ qua bước này và đưa thẳng một danh sách tên; nếu bạn không thích, họ làm danh sách khác, và cứ thế cho tới khi một bên mệt.
Người thuê nên tham gia ở những điểm nào
Thuê dịch vụ không có nghĩa là giao hết rồi chờ kết quả. Có ít nhất bốn điểm mà người thuê phải tham gia, vì không ai quyết thay được. Điểm đầu tiên là bản tóm tắt định hướng sau buổi phỏng vấn: nếu bản này sai, mọi tên sau đó đều sai hướng. Đọc kỹ, sửa thẳng tay.
Điểm thứ hai là chọn hướng đặt tên. Đây là quyết định chiến lược: công ty muốn được nhìn như thế nào, nghiêm túc hay gần gũi, Việt hay quốc tế, mô tả hay gợi hình. Một lần chọn hướng đúng tiết kiệm nhiều vòng sửa.
Điểm thứ ba là duyệt danh sách ngắn. Ở đây, hãy đọc to từng tên, tưởng tượng nó trên biển hiệu, trên danh thiếp, trong câu giới thiệu qua điện thoại. Đánh giá theo tiêu chí đã thống nhất, không chỉ theo cảm giác thích hay không. Bài về cách duyệt phương án tên nói kỹ hơn về việc này.
Điểm thứ tư là chốt. Người có quyền quyết định cuối cùng phải có mặt. Một sai lầm hay gặp là để nhân viên làm việc với đơn vị đặt tên suốt quá trình, rồi tới bước chốt thì giám đốc hoặc cổ đông lớn mới xem lần đầu và bác toàn bộ. Nếu người quyết định không thể tham gia mọi bước, ít nhất họ phải duyệt bản định hướng và hướng đặt tên.
"Nhanh chóng": phần nào làm nhanh được, phần nào không
Lời chào hàng "đặt tên nhanh chóng" có phần đúng. Phần sáng tạo có thể làm nhanh nếu bản định hướng rõ và người thuê phản hồi kịp: một nhóm có kinh nghiệm đưa ra danh sách ngắn trong vài ngày là bình thường. Kiểm tên doanh nghiệp trên hệ thống đăng ký cũng nhanh. Tra cứu sơ bộ nhãn hiệu trên cơ sở dữ liệu công khai cũng làm được trong ngày.
Phần không thể làm nhanh theo ý muốn là phần phụ thuộc người khác. Thẩm định đơn đăng ký nhãn hiệu do cơ quan nhà nước làm theo quy trình và thời hạn của họ; không dịch vụ nào rút ngắn được bằng cách hứa. Kiểm ngôn ngữ ở thị trường nước ngoài cần người bản ngữ có thời gian. Và phần quyết định nội bộ của chính công ty bạn, như họp cổ đông, hỏi ý kiến gia đình, thường là phần chậm nhất.
Vì vậy khi nghe "nhanh chóng", hãy hỏi lại: nhanh ở bước nào, và bước nào bị rút gọn để được nhanh. Nếu câu trả lời là bỏ bước chọn hướng hoặc chỉ kiểm sơ bộ thay vì kiểm kỹ, bạn cần biết để tự quyết có chấp nhận rủi ro đó không. Làm nhanh không xấu; làm nhanh mà không nói rõ phần nào bị cắt mới là vấn đề.
Nếu chỉ thuê dịch vụ thủ tục kiểm tên: hỏi những gì
Nhiều chủ doanh nghiệp tự nghĩ tên và chỉ thuê dịch vụ thành lập doanh nghiệp để kiểm và nộp hồ sơ. Đây là cách làm hợp lý, nhưng cần biết dịch vụ kiểm tới đâu. Phần kiểm tối thiểu là tên có đúng cấu trúc (loại hình doanh nghiệp cộng tên riêng), có dùng từ ngữ, ký hiệu bị cấm không, và có trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia không. Phần này dịch vụ thủ tục làm tốt vì làm hằng ngày.
Phần thường không nằm trong dịch vụ thủ tục là kiểm nhãn hiệu. Tên doanh nghiệp được cấp không có nghĩa là bạn có quyền dùng tên đó làm thương hiệu cho hàng hoá, dịch vụ, nếu người khác đã có nhãn hiệu tương tự được bảo hộ. Hai hệ thống, tên doanh nghiệp và nhãn hiệu, do hai cơ quan khác nhau quản lý và kiểm theo tiêu chí khác nhau. Hỏi thẳng dịch vụ thủ tục: có tra nhãn hiệu không, tra ở đâu, và nếu không thì nên tìm ai.
Hỏi thêm về tên viết bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt, vì đây là chỗ hay bị trả hồ sơ hoặc phải sửa sau. Và hỏi họ sẽ báo lại thế nào nếu tên bạn đưa có vấn đề: chỉ báo "không được", hay gợi ý cách sửa. Dịch vụ tốt thường gợi ý cách sửa nhỏ nhất để giữ được ý tưởng của bạn.
Bộ hồ sơ bàn giao nên có
Khi dịch vụ kết thúc, người thuê nên nhận được những thứ dưới đây, bằng văn bản, để dùng về sau kể cả khi không còn làm việc với đơn vị đó:
- Bản định hướng đặt tên đã được hai bên thống nhất.
- Danh sách ngắn các tên đề xuất, mỗi tên có lý do, ý nghĩa, cách đọc chuẩn, ưu và nhược điểm.
- Kết quả kiểm tra của từng tên: tên doanh nghiệp, nhãn hiệu, tên miền, mạng xã hội, kèm ngày kiểm. Kết quả tra cứu chỉ đúng vào ngày tra; không có ngày thì không biết còn giá trị không.
- Đánh giá rủi ro đã biết của từng tên, ví dụ có tên gần giống trong nhóm ngành lân cận.
- Tên dự phòng trong trường hợp tên chính gặp trở ngại khi đăng ký.
- Ghi chú về quyền: các tên đề xuất, kể cả tên không được chọn, thuộc về ai theo hợp đồng.
Nếu đơn vị chỉ gửi một tệp có vài cái tên, không lý do, không ngày kiểm, bạn đang nhận phần dễ nhất của công việc. Hãy yêu cầu đủ bộ hồ sơ ngay từ khi ký hợp đồng, đừng đợi đến lúc bàn giao.
Dấu hiệu một dịch vụ đặt tên làm qua loa
Không hỏi gì về doanh nghiệp. Đơn vị gửi tên ngay sau khi nghe ngành nghề. Tên lúc đó chỉ có thể là tên chung chung cho cả ngành.
Tên không kèm lý do. Mỗi tên bài bản đều có một lý do gắn với định hướng. Danh sách tên trơn thường đến từ công cụ tạo tên tự động hoặc kho tên dùng chung.
Không có kết quả kiểm tra. Hoặc có nhưng chỉ ghi chung "đã kiểm, không trùng" mà không nói kiểm ở đâu, ngày nào.
Hứa chắc chắn đăng ký được. Như đã nói, không ai bảo đảm được kết quả thẩm định của cơ quan nhà nước.
Ép chốt nhanh. Thúc bạn chọn ngay vì "tên đẹp sắp bị người khác lấy". Áp lực này đôi khi đúng, nhưng thường là cách rút ngắn vòng sửa.
Danh sách ngắn toàn những tên cùng một kiểu. Nếu mười tên đề xuất đều là tên ghép tiếng Anh hai âm tiết, hoặc đều là chữ Hán Việt mang nghĩa thịnh vượng, nhiều khả năng đơn vị chỉ đi một hướng quen tay. Danh sách ngắn tốt cho thấy vài hướng khác nhau để bạn thật sự có lựa chọn.
Không giải thích được vì sao loại tên bạn đưa ra. Nếu bạn gợi ý một tên và đơn vị loại đi, họ nên nói được lý do theo tiêu chí, như trùng nhãn hiệu, khó đọc, lệch định hướng. Loại mà không lý do thường là loại vì không phải tên của họ.
Câu hỏi thường gặp
Dịch vụ đặt tên có làm luôn logo không?
Một số đơn vị làm trọn gói tên và nhận diện, một số chỉ làm tên. Nếu cần cả hai, hỏi rõ báo giá tách hai phần, và cân nhắc chốt tên trước rồi mới làm logo, vì logo cho một tên chưa chốt thường phải làm lại.
Có nên ký hợp đồng trước khi đơn vị gửi vài tên mẫu?
Nhiều đơn vị không gửi tên mẫu miễn phí vì đó chính là sản phẩm của họ. Thay vào đó, hãy xem các dự án họ đã làm, hỏi về quy trình và yêu cầu bước chọn hướng nằm sớm trong hợp đồng, để có điểm dừng nếu không hợp.
Nếu không thích tên nào trong danh sách ngắn thì sao?
Xem lại hợp đồng về số vòng sửa. Trước khi yêu cầu vòng mới, hãy chỉ rõ vì sao các tên không đạt, theo tiêu chí trong bản định hướng; nếu bản định hướng sai, sửa nó trước.
Dịch vụ có làm luôn đăng ký nhãn hiệu không?
Một số có, một số giới thiệu sang đơn vị sở hữu trí tuệ. Phí dịch vụ nộp đơn và lệ phí nhà nước là hai khoản riêng; hỏi rõ báo giá đã bao gồm khoản nào.
Có nên thuê nhiều đơn vị cùng lúc rồi chọn tên hay nhất?
Có thể, nhưng tốn gấp nhiều lần và mỗi đơn vị đều cần thời gian làm việc với bạn. Thường hiệu quả hơn là chọn kỹ một đơn vị, tham gia đủ các điểm quyết định, và giữ quyền dừng ở bước chọn hướng.