Tên công ty dùng ở đâu thì ghi đúng lớp tên đó: hoá đơn, hợp đồng và giấy tờ giao dịch dùng tên đầy đủ đúng như trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; biển tại trụ sở phải có tên doanh nghiệp, có thể kèm tên thương hiệu; con dấu do doanh nghiệp tự quyết nội dung nhưng thường mang tên và mã số doanh nghiệp; còn tên viết tắt và tên thương hiệu dùng cho giao tiếp hằng ngày. Lẫn các lớp này với nhau là nguồn gốc của hoá đơn sai, hợp đồng bị hỏi lại và khách nghi ngờ.
Bài này tách bốn lớp tên của một công ty, đi qua từng nơi tên xuất hiện, kèm những chỗ hay nhầm. Phần cuối bàn một chuyện ít được nói tới: cách công ty trình bày tên của mình trên biển, trên giấy tờ cũng là cách khách đọc ra phong cách làm việc của công ty.
Bốn lớp tên của một công ty
Không phải công ty nào cũng có đủ bốn lớp; tên nước ngoài và tên viết tắt là tuỳ chọn, tên thương hiệu có thể trùng tên riêng. Nhưng biết rõ lớp nào là lớp nào giúp bạn không dùng nhầm.
| Lớp tên | Ví dụ giả định | Có giá trị pháp lý ở đâu | Dùng chủ yếu cho |
|---|---|---|---|
| Tên đầy đủ tiếng Việt | Công ty TNHH Thương mại Sông Hàn | Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mọi giấy tờ giao dịch | Hoá đơn, hợp đồng, hồ sơ thuế, ngân hàng |
| Tên tiếng nước ngoài | Song Han Trading Company Limited | Ghi trên giấy chứng nhận nếu có đăng ký | Hợp đồng với đối tác nước ngoài, hồ sơ xuất nhập khẩu |
| Tên viết tắt | Song Han Co., Ltd | Ghi trên giấy chứng nhận nếu có đăng ký | Biển phụ, danh thiếp, chữ ký email |
| Tên thương hiệu | Sông Hàn | Chỉ được bảo hộ nếu đăng ký nhãn hiệu | Biển hiệu, bao bì, mạng xã hội, quảng cáo |
Hiểu bảng này, bạn sẽ thấy câu hỏi "ghi tên nào" luôn có cùng một nguyên tắc: chỗ nào có giá trị pháp lý hoặc liên quan tiền bạc thì dùng tên đầy đủ đã đăng ký; chỗ nào phục vụ nhận biết thì dùng lớp ngắn hơn, nhưng phải nhất quán và không mâu thuẫn với tên đăng ký.
Biển tại trụ sở: phải có gì, được thêm gì
Theo pháp luật doanh nghiệp, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Nghĩa là dù bạn có tên thương hiệu đẹp đến đâu, ở cửa trụ sở vẫn phải có tên doanh nghiệp đã đăng ký. Bên cạnh đó, biển hiệu còn chịu sự điều chỉnh của quy định về quảng cáo, trong đó có các yêu cầu về nội dung thể hiện như tên cơ sở theo đúng giấy đăng ký, địa chỉ, và về cách dùng chữ nước ngoài.
Nguyên tắc về chữ nước ngoài trên biển thường được nhắc tới là: chữ tiếng Việt phải có, chữ nước ngoài nếu dùng thì kích thước nhỏ hơn và đặt dưới chữ tiếng Việt; tên riêng, nhãn hiệu viết bằng chữ nước ngoài là trường hợp được xử lý riêng. Quy định cụ thể về kích thước, vị trí, cấp phép biển lớn do pháp luật quảng cáo và chính quyền địa phương hướng dẫn, nên kiểm với cơ quan quản lý ở nơi bạn đặt biển trước khi làm.
Trong thực tế, nhiều công ty giải quyết bằng cách làm biển hai tầng: tầng chính thể hiện tên thương hiệu cho người đi đường dễ nhận ra, tầng phụ ghi tên doanh nghiệp đầy đủ và địa chỉ. Cách này vừa đáp ứng nghĩa vụ gắn tên, vừa không bắt người đi đường đọc một dòng chữ mười mấy tiếng.
Con dấu: doanh nghiệp tự quyết, nhưng đừng khắc tuỳ tiện
Theo Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu, kể cả dấu dưới dạng chữ ký số. Điều này khác với thời trước, khi mẫu dấu phải theo khuôn và đăng ký với cơ quan công an. Tự do hơn nhưng không có nghĩa là khắc gì cũng được: con dấu là thứ đóng lên hợp đồng, biên bản, giấy uỷ quyền, nên nội dung của nó phải giúp người nhận xác định đúng doanh nghiệp.
Thông lệ phổ biến là con dấu chứa tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Với tên dài, chữ trên dấu tròn phải rất nhỏ, khi đóng trên giấy mỏng hoặc mực nhạt thì gần như không đọc được. Đây là một lý do nữa để giữ tên riêng gọn. Một số công ty in tên viết tắt trên dấu cho dễ đọc; điều này không trái luật, nhưng khi đối tác cần đối chiếu, mã số doanh nghiệp trên dấu mới là thứ giúp xác định chắc chắn.
Lời khuyên thực tế: trước khi khắc, in thử nội dung dấu ở đúng kích thước lên giấy, chụp ảnh như đối tác sẽ chụp bản scan hợp đồng, rồi kiểm xem có đọc được tên và mã số không. Khi đổi tên công ty, nhớ khắc dấu mới và có kế hoạch huỷ dấu cũ để tránh bị dùng nhầm.
Hoá đơn, hợp đồng, chuyển khoản: chỉ một tên đúng
Trên hoá đơn, tên người bán và tên người mua là doanh nghiệp phải ghi đúng tên đã đăng ký, cùng mã số thuế. Sai một chữ, thiếu một cụm như "Thương mại" hay viết sai loại hình đều có thể khiến hoá đơn phải điều chỉnh hoặc thay thế, gây phiền cho cả hai bên khi quyết toán. Phần mềm hoá đơn điện tử thường lấy tên từ dữ liệu đăng ký, nhưng với tên người mua do nhân viên gõ tay thì lỗi vẫn xảy ra hằng ngày.
Trong hợp đồng, phần thông tin các bên dùng tên đầy đủ, kèm mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện. Tên thương hiệu nếu xuất hiện thì chỉ nên ở phần mô tả sản phẩm, dịch vụ, không thay cho tên pháp lý ở phần các bên ký kết. Một hợp đồng ghi tên thương hiệu ở vị trí bên ký là hợp đồng mà khi tranh chấp, người ta phải tốn công chứng minh ai thực sự là bên ký.
Với chuyển khoản, tên chủ tài khoản do ngân hàng ghi theo hồ sơ mở tài khoản, thường là tên đầy đủ viết hoa không dấu. Khách thấy tên người nhận dài, khác hẳn tên thương hiệu họ biết, có thể lo chuyển nhầm. Ghi rõ tên chủ tài khoản trên báo giá và trong tin nhắn xác nhận đơn giúp khách yên tâm hơn.
Danh thiếp, email, mạng xã hội: nơi tên dễ "trôi" nhất
Danh thiếp. Thường có tên thương hiệu nổi bật và tên doanh nghiệp đầy đủ ở dòng nhỏ. Khi in lô mới, kiểm lại tên đầy đủ với giấy chứng nhận, vì đây là chỗ người ta hay sao chép từ mẫu cũ có lỗi.
Chữ ký email. Mỗi nhân viên tự gõ thì mỗi người một kiểu: người viết tắt, người viết đủ, người bỏ dấu. Soạn sẵn một mẫu chữ ký chung với tên viết đúng là cách rẻ nhất để tên nhất quán trước mắt đối tác.
Trang mạng xã hội và hồ sơ trên ứng dụng bản đồ. Tên hiển thị nên là tên khách gọi, thường là tên thương hiệu. Phần giới thiệu nên ghi tên doanh nghiệp đầy đủ và mã số doanh nghiệp, để khách có thể đối chiếu khi nhận hoá đơn. Cách này cũng giúp khách phân biệt bạn với trang giả mạo.
Một trang quy ước tên. Ngay sau khi có giấy chứng nhận, ghi ra một trang gồm tên đầy đủ, tên nước ngoài, tên viết tắt, tên thương hiệu, cách viết hoa, cách viết không dấu trong chuyển khoản, và nơi nào dùng tên nào. Gửi cho kế toán, bán hàng, người thiết kế. Trang này mất nửa giờ để soạn và tiết kiệm hàng chục lần sửa về sau.
Năm chỗ hay nhầm giữa các lớp tên
Dùng tên thương hiệu ở phần bên ký hợp đồng. Bên ký là pháp nhân, nên phần thông tin các bên phải là tên đầy đủ đã đăng ký. Tên thương hiệu đặt ở đó khiến hợp đồng có thể bị hỏi lại khi thanh toán, khi đối chiếu hoá đơn, và trở thành điểm yếu khi có tranh chấp.
Dùng tên viết tắt chưa đăng ký như tên chính thức. Nhiều công ty tự đặt một cách viết tắt rồi dùng trên mọi thứ, trong khi trên giấy chứng nhận không có tên viết tắt nào hoặc có một tên khác. Đối tác tra cứu không ra, dễ nghi ngờ. Nếu đã dùng thường xuyên, nên đăng ký bổ sung tên viết tắt cho khớp.
Tên tiếng nước ngoài trên biển to hơn tên tiếng Việt. Nguyên tắc chung là tên tiếng nước ngoài viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt tại trụ sở và trên giấy tờ. Thiết kế đảo ngược kích thước vì thấy tên tiếng Anh đẹp hơn là lỗi thường gặp ở các văn phòng mới.
Giữ biển cũ sau khi đổi tên hay chuyển trụ sở. Biển cũ còn treo khiến khách và cơ quan quản lý không chắc công ty nào đang hoạt động ở đó. Khi thay đổi đăng ký, đưa việc thay biển vào cùng danh sách việc phải làm.
Mỗi chi nhánh tự làm biển theo ý mình. Chi nhánh mang tên doanh nghiệp kèm cụm chi nhánh; mỗi nơi tự ghi một kiểu sẽ làm mất sự thống nhất và có thể ghi sai tên pháp lý của chi nhánh. Một mẫu chung do trụ sở duyệt giải quyết được việc này.
Tên và biển nói gì về cách làm việc của công ty
Khách hàng, nhất là khách doanh nghiệp, đọc tên và biển của bạn như đọc một bằng chứng gián tiếp. Một công ty mà tên trên biển, trên hợp đồng, trên hoá đơn khớp nhau từng chữ cho thấy có người kiểm soát giấy tờ. Một công ty mà mỗi nơi ghi một kiểu, biển cũ chưa thay sau khi đổi tên, chữ ký email lộn xộn, gợi ra hình ảnh ngược lại, dù sản phẩm có tốt.
Điều này không cần biển đắt tiền hay thiết kế cầu kỳ. Một biển sạch, đúng tên, đúng địa chỉ, đặt chỗ dễ thấy; một bộ giấy tờ thống nhất; một cách tự giới thiệu rõ ràng qua điện thoại, là đủ để tạo cảm giác đáng tin. Ngược lại, tên to, biển to mà quy trình bên trong lộn xộn thì sự tương phản đó càng dễ bị nhận ra.
Vì vậy, khi nghĩ về tên công ty, hãy nghĩ cả cách tên được trình bày và duy trì. Một cái tên bình thường được dùng nhất quán trong mười năm thường có sức nặng hơn một cái tên hay được dùng tuỳ tiện.
Câu hỏi thường gặp
Biển hiệu chỉ ghi tên thương hiệu, không ghi tên công ty có được không?
Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở và các địa điểm hoạt động, nên ở những nơi này cần có tên doanh nghiệp. Tên thương hiệu có thể là phần nổi bật nhất của biển, nhưng nên kèm tên doanh nghiệp theo yêu cầu. Nên kiểm thêm quy định quảng cáo ở địa phương về nội dung biển.
Con dấu có bắt buộc phải có mã số doanh nghiệp không?
Doanh nghiệp tự quyết định nội dung con dấu theo pháp luật hiện hành. Mã số doanh nghiệp không phải là nội dung bị bắt buộc chung, nhưng đưa vào dấu giúp đối tác xác định đúng doanh nghiệp, nhất là khi có nhiều công ty tên gần giống nhau.
Hoá đơn ghi tên viết tắt của người mua có hợp lệ không?
Nên ghi tên đầy đủ đúng như đăng ký của người mua để tránh rủi ro khi đối chiếu. Quy định về hoá đơn có hướng dẫn cụ thể về các trường hợp được viết tắt; khi không chắc, ghi đầy đủ là cách an toàn nhất và hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế nếu cần.
Văn phòng ở chung cư có phải gắn biển tên công ty không?
Nghĩa vụ gắn tên áp dụng tại trụ sở chính dù trụ sở ở đâu. Việc đặt trụ sở ở chung cư cũng có quy định riêng về loại căn hộ được dùng. Nên kiểm điều kiện đặt trụ sở trước, rồi hỏi ban quản lý toà nhà về vị trí và cách gắn biển phù hợp nội quy.
Tên trên biển có cần viết hoa toàn bộ không?
Không có yêu cầu chung phải viết hoa toàn bộ. Cách trình bày thuộc thiết kế, miễn tên đúng chữ, đọc rõ. Viết hoa toàn bộ đôi khi làm khó đọc tên tiếng Việt có dấu ở khoảng cách xa, nên in thử ở kích thước thật trước khi làm.