Một dự án nội bộ thường cần hai tên: tên mã để cả nhóm gọi nhanh và giữ kín nội dung, và tên chính thức khi dự án ra mắt hoặc báo cáo với bên ngoài. Tên mã tốt là tên ngắn, dễ nói, không tiết lộ dự án làm gì, không xúc phạm ai và không trùng dự án khác trong công ty. Cách bền nhất là chọn một chủ đề (sông, núi, loài chim, loại gỗ) rồi lấy tên lần lượt, để công ty có một kho tên dùng dần.
Bài này dành cho trưởng nhóm, quản lý dự án và chủ doanh nghiệp nhỏ đang bắt đầu một dự án mới: phát triển sản phẩm, mở chi nhánh, chuyển đổi phần mềm, chương trình cộng đồng. Tên sự kiện và tên chương trình khuyến mãi có bài riêng.
Vì sao dự án cần một cái tên
Một dự án không có tên sẽ bị gọi bằng một câu mô tả, kiểu "cái vụ đổi phần mềm kho". Câu mô tả dài, mỗi người nói một kiểu, và trong cuộc họp có ba dự án liên quan tới kho thì không ai chắc đang bàn cái nào. Một cái tên ngắn tạo ra một chỗ để gắn mọi thứ: thư mục tài liệu, kênh trao đổi, dòng trong ngân sách, mục trong lịch họp.
Tên còn có tác dụng giữ kín. Một dự án mở rộng sang tỉnh khác, một sản phẩm cạnh tranh trực tiếp với đối thủ, một kế hoạch tái cấu trúc nhân sự, nếu được gọi bằng đúng nội dung của nó, thì chỉ cần một email chuyển nhầm hay một tờ giấy để quên là lộ. Tên mã không nói gì về nội dung nên lộ cũng ít hại.
Cuối cùng là tinh thần nhóm. Một tên có hình ảnh dễ chịu giúp nhóm có cảm giác cùng làm một việc có bản sắc. Điều này nghe nhỏ nhưng thể hiện rõ khi dự án kéo dài: người ta nói "dự án Sông Hồng" với chút tự hào, còn "dự án chuyển đổi hệ thống quản lý kho giai đoạn hai" thì không ai muốn nhắc. Chuyện dùng tên mã cho dự án lớn có từ lâu; một ví dụ được ghi chép rộng rãi là Dự án Manhattan thời Thế chiến thứ hai, mang tên đơn vị kỹ thuật đặt ở Manhattan thay vì tên của việc đang làm.
Tên mã và tên chính thức khác nhau thế nào
Hai loại tên phục vụ hai mục đích, nên tiêu chí cũng khác.
| Tiêu chí | Tên mã | Tên chính thức |
|---|---|---|
| Ai dùng | Nhóm dự án và lãnh đạo liên quan | Khách hàng, đối tác, nhà tài trợ, cơ quan quản lý |
| Có nói nội dung không | Không nên | Nên, càng rõ càng tốt |
| Cần tra trùng bên ngoài | Chỉ cần không trùng trong công ty | Có, như mọi tên ra công chúng |
| Tuổi thọ | Hết khi dự án kết thúc hoặc ra mắt | Có thể sống tiếp thành tên sản phẩm, chương trình |
| Ai quyết | Trưởng nhóm, theo quy ước công ty | Lãnh đạo, bộ phận truyền thông, có khi cả pháp chế |
Sai lầm hay gặp là để tên mã trôi dần thành tên chính thức mà không ai quyết định. Đến ngày ra mắt, mọi người đã quen gọi bằng tên mã, và tên đó xuất hiện trên tài liệu bán hàng trước khi kịp tra trùng. Nếu tên mã có khả năng được giữ lại, hãy kiểm nó như một tên chính thức ngay từ khi đặt.
Cách chọn tên mã cho dự án
Chọn một chủ đề cho cả công ty. Sông Việt Nam, núi, loài chim, các loại gỗ, các vì sao. Chủ đề cho bạn một kho tên dùng nhiều năm, người trong công ty nghe tên là biết đó là tên dự án, và tránh được việc mỗi trưởng nhóm tự nghĩ theo sở thích.
Ngắn, dễ nói, một cách viết. Hai tiếng là vừa. Tránh tên có nhiều cách viết (i hay y, có dấu hay không) vì nó sẽ xuất hiện trong tên thư mục, tên kênh, và người ta sẽ tạo ra ba thư mục khác nhau cho cùng một dự án.
Không tiết lộ nội dung. Dự án mở chi nhánh ở Cần Thơ mà đặt tên mã "Tây Đô" thì tên mã không còn giữ kín được gì. Chủ đề trung tính giúp tránh lỗi này.
Không dùng tên người thật. Kể cả tên người nổi tiếng hay tên đồng nghiệp đáng kính. Dự án thất bại sẽ kéo theo những câu đùa không ai muốn, và người được đặt tên theo có thể không thích.
Không tên mang nghĩa tiêu cực hay khiếm nhã khi nói lái. Tiếng Việt có thói quen nói lái và chơi chữ; một tên tưởng vô hại có thể thành trò đùa trong nhóm. Đọc to trước một vài người.
Ghi vào sổ tên. Một bảng đơn giản: tên mã, dự án, ngày bắt đầu, người phụ trách, trạng thái. Tên đã dùng không cấp lại trong vài năm, để tài liệu cũ không bị nhầm với dự án mới.
Khi tên mã bị lộ ra ngoài
Tên mã được chọn để lộ ra cũng không hại, nhưng thực tế có những trường hợp tên mã gây rắc rối. Thứ nhất là tên mã vô tình xúc phạm một nhóm khách hàng hay một địa phương, ví dụ dùng tên một vùng đất cho dự án cắt giảm chi phí ở chính vùng đó. Khi bị lộ, tên mã được đọc như thái độ của công ty, bất kể ý định ban đầu.
Thứ hai là tên mã trùng với nhãn hiệu của người khác. Trong nội bộ không sao, nhưng nếu dự án được nhắc trong thông cáo, trong hồ sơ gọi vốn hay trong bài phỏng vấn, tên đó bắt đầu được dùng ra bên ngoài. Một số doanh nghiệp từng phải đổi tên sản phẩm vào phút chót vì tên mã đã quen miệng trùng với nhãn hiệu có người sở hữu.
Cách phòng: mọi tài liệu ra bên ngoài (hồ sơ gọi vốn, thư gửi đối tác, hợp đồng thuê ngoài) dùng mô tả trung tính hoặc tên chính thức đã kiểm, không dùng tên mã. Hợp đồng với bên thứ ba có điều khoản bảo mật thì ghi rõ cả tên mã thuộc thông tin cần giữ kín. Và khi chọn chủ đề tên mã, loại sẵn những nhóm tên nhạy cảm như địa danh, dân tộc, tín ngưỡng, nhân vật lịch sử.
Tên chính thức cho dự án tài trợ, dự án cộng đồng
Dự án làm với nhà tài trợ, tổ chức quốc tế hay cơ quan nhà nước thường có tên chính thức dài theo văn phong hành chính, kiểu "Dự án nâng cao năng lực sản xuất và tiêu thụ nông sản cho hộ nông dân tại…". Tên này cần cho hồ sơ, không thể bỏ. Nhưng không ai gọi được nó trong đời thường, nên dự án gần như luôn cần thêm một tên gọi tắt.
Có hai cách làm tên gọi tắt. Cách thứ nhất là viết tắt các chữ cái đầu. Cách này phổ biến nhưng dễ ra một chuỗi khó đọc, hoặc tệ hơn, trùng với một chữ viết tắt đã mang nghĩa khác. Một số nhóm cố ép tên dài sao cho chữ cái đầu ghép thành một từ đẹp; khi phải chọn chữ chỉ để ra từ đẹp, tên chính thức bị méo nghĩa. Cách thứ hai là một tên gọi riêng ngắn gắn với hình ảnh của dự án, ví dụ giả định "Mùa Vàng" cho dự án nông nghiệp; tên này dễ truyền thông với người dân hơn chữ viết tắt.
Nếu dự án có nhiều bên, thống nhất ngay từ đầu tên chính thức tiếng Việt, tên tiếng Anh (nếu có nhà tài trợ nước ngoài) và tên gọi tắt, ghi trong biên bản khởi động. Các bên sau đó tự dịch mỗi người một kiểu là chuyện rất thường gặp và làm báo cáo cuối kỳ rối theo.
Quy ước đặt tên cho mọi thứ thuộc dự án
Tên dự án chỉ phát huy tác dụng khi nó được dùng nhất quán ở mọi nơi dự án để lại dấu vết. Một quy ước tối thiểu cho doanh nghiệp nhỏ:
- Thư mục chung: bắt đầu bằng tên dự án viết không dấu, nối bằng gạch, ví dụ giả định "song-hong", để sắp xếp và tìm kiếm không bị lỗi ở các hệ thống không hỗ trợ dấu.
- Kênh trao đổi: cùng tên với thư mục, thêm hậu tố nếu tách nhóm nhỏ, như "song-hong-ky-thuat". Không mở thêm nhóm chat riêng mang tên khác.
- Mục ngân sách và mã chi phí: gắn mã dự án ngắn, để kế toán gom chi phí đúng chỗ; mã này nên được cấp từ sổ tên chung, không để mỗi bộ phận tự đặt.
- Tiêu đề email và lịch họp: mở đầu bằng tên dự án trong ngoặc vuông. Người nhận lọc được thư, và ai được thêm vào giữa chừng biết ngay đang bàn chuyện gì.
- Tệp tài liệu: tên dự án, nội dung, ngày theo dạng năm-tháng-ngày, phiên bản. Quy tắc đặt tên tệp chi tiết có thể theo hướng dẫn quản lý tài liệu chung của công ty.
Quy ước nên được ghi ngay trong tài liệu khởi động dự án và giao cho một người giữ. Sau ba tháng, một dự án không có quy ước thường có tài liệu nằm rải rác trong năm chỗ với bốn cách gọi, và người mới vào phải hỏi từng người để tìm.
Khi dự án kết thúc, đổi trạng thái trong sổ tên thành "đã đóng", chuyển thư mục vào kho lưu trữ, giữ nguyên tên. Đừng xoá hay đổi tên thư mục cũ, vì các tài liệu khác có thể đang tham chiếu tới nó.
Khi nào nên đổi tên dự án
Đổi tên giữa chừng có chi phí: thư mục, tài liệu, thói quen gọi. Chỉ nên đổi khi rơi vào một trong các trường hợp sau, và đổi theo trình tự.
- Phạm vi dự án thay đổi lớn đến mức tên cũ gây hiểu lầm, ví dụ tên chính thức nói về một tỉnh nhưng dự án đã mở ra nhiều tỉnh.
- Tên mã bị lộ và nội dung dự án vẫn cần giữ kín.
- Tên gây phản cảm với một nhóm người liên quan, kể cả khi lúc đặt không ai nghĩ tới.
- Hai dự án gộp lại, khi đó chọn một tên chung mới hoặc giữ tên của dự án lớn hơn, đừng ghép hai tên.
- Khi đã quyết đổi: thông báo một lần cho mọi người liên quan, đổi đồng loạt tên thư mục, kênh, mục ngân sách trong cùng một ngày, và ghi chú "trước đây là…" ở đầu tài liệu chính trong vài tháng.
Một trường hợp không nên đổi: chỉ vì lãnh đạo mới thích tên khác. Đổi tên giữa dự án vì lý do sở thích làm nhóm hiểu rằng tên chẳng có giá trị gì, và lần sau không ai còn giữ quy ước. Nếu muốn tên mới cho giai đoạn ra mắt, đó là việc của tên chính thức, tên mã cứ để yên tới khi dự án đóng.
Câu hỏi thường gặp
Dự án nhỏ vài tuần có cần tên mã không?
Không bắt buộc. Một mô tả ngắn, rõ là đủ nếu dự án không cần giữ kín và chỉ vài người tham gia. Tên mã có ích nhất khi dự án kéo dài, nhiều người tham gia, hoặc nội dung nhạy cảm.
Có nên để nhóm dự án tự bình chọn tên mã?
Được, và thường làm nhóm hào hứng hơn. Nhưng nên đưa trước chủ đề và các nguyên tắc loại trừ, để cuộc bình chọn không chọn ra một tên vui trong nội bộ nhưng có vấn đề khi lọt ra ngoài.
Tên mã có cần đăng ký hay bảo hộ gì không?
Nếu tên mã chỉ dùng nội bộ thì không cần. Nếu có khả năng tên mã được dùng làm tên sản phẩm hay chương trình công khai, hãy tra trùng nhãn hiệu sớm và hỏi chuyên viên sở hữu trí tuệ về việc đăng ký trước khi công bố.
Tên dự án nên viết hoa thế nào trong tài liệu?
Viết hoa chữ cái đầu mỗi tiếng như tên riêng, ví dụ Dự án Sông Hồng, và giữ đúng một cách viết đó trong mọi tài liệu. Tránh viết hoa toàn bộ trong văn bản dài vì khó đọc và trông như đang nhấn mạnh.
Có nên dùng tên tiếng Anh cho tên mã dự án?
Được, nếu nhóm quen dùng và công ty làm việc nhiều với đối tác nước ngoài. Với nhóm toàn người Việt, tên tiếng Việt thường dễ nói và dễ nhớ hơn. Điều quan trọng hơn ngôn ngữ là chủ đề thống nhất và một cách viết duy nhất.