Tên tiếng Anh của công ty là bản dịch từ tên tiếng Việt, theo trật tự tiếng Anh: tên riêng đứng trước, cụm ngành ở giữa, loại hình đứng cuối, ví dụ "Công ty TNHH Thương mại Sông Hàn" thành "Song Han Trading Company Limited". Tên riêng thường giữ nguyên không dấu; loại hình và cụm ngành được dịch theo cách quen dùng. Tên viết tắt phải suy ra từ tên tiếng Việt hoặc tên tiếng nước ngoài, và cũng được xét trùng như tên chính.
Hai loại tên này đều là tuỳ chọn khi đăng ký doanh nghiệp, nhưng một khi đã đăng ký thì nằm trên giấy chứng nhận và phải dùng thống nhất. Bài này đi từ quy định chung tới cách dịch từng phần, cách tạo tên viết tắt, kèm bảng tra nhanh và những lỗi đã gặp trong thực tế.
Quy định chung, nói ngắn
Theo nguyên tắc của pháp luật doanh nghiệp, tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Khi dịch, tên riêng của doanh nghiệp có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng. Trường hợp có tên tiếng nước ngoài, tên này được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt tại trụ sở, chi nhánh và trên giấy tờ, ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài. Cả tên tiếng nước ngoài lẫn tên viết tắt đều được đưa vào phạm vi xét trùng và gây nhầm lẫn: tên tiếng nước ngoài trùng tên tiếng nước ngoài của doanh nghiệp đã đăng ký, hay tên viết tắt trùng tên viết tắt đã đăng ký, đều có thể bị yêu cầu sửa.
Hai điểm đáng nhớ từ quy định này. Một, tên tiếng Anh phải là bản dịch, không phải một tên khác hẳn; nếu bạn muốn một tên tiếng Anh không liên quan tên tiếng Việt, đó là chuyện thương hiệu. Hai, tên tiếng Anh không thay được tên tiếng Việt ở bất cứ đâu cần tên pháp lý trong nước.
Dịch phần loại hình: cách viết thông dụng
Pháp luật không ban hành bảng dịch bắt buộc cho phần loại hình; bảng dưới là cách viết phổ biến trong giao dịch, được nhiều đối tác nước ngoài hiểu ngay.
| Tiếng Việt | Tiếng Anh đầy đủ | Viết tắt thông dụng |
|---|---|---|
| Công ty trách nhiệm hữu hạn (hai thành viên trở lên) | Company Limited | Co., Ltd |
| Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên | One Member Company Limited, hoặc Company Limited | Co., Ltd |
| Công ty cổ phần | Joint Stock Company | JSC |
| Công ty hợp danh | Partnership Company | (ít dùng viết tắt) |
| Doanh nghiệp tư nhân | Private Enterprise | (ít dùng viết tắt) |
Một số công ty dịch công ty TNHH là "Limited Liability Company" (LLC) theo cách gọi ở Mỹ. Cách này không sai về nghĩa, nhưng ở Việt Nam ít gặp hơn "Company Limited", và đối tác trong khu vực châu Á quen với "Co., Ltd" hơn. Chọn cách nào thì dùng thống nhất trên mọi giấy tờ.
Dịch cụm ngành và đặt đúng trật tự
Cụm ngành như "Thương mại", "Dịch vụ", "Xây dựng", "Xuất nhập khẩu", "Đầu tư" có cách dịch quen thuộc: Trading, Services, Construction, Import Export, Investment. Ghép nhiều cụm thì nối bằng "and": "Thương mại Dịch vụ" thành "Trading and Services". Cụm "Sản xuất" thường thành Manufacturing hoặc Production; "Công nghệ" thành Technology; "Tư vấn" thành Consulting hoặc Consultancy.
Trật tự tiếng Anh đặt tên riêng lên đầu: [Tên riêng] [Cụm ngành] [Loại hình]. Ví dụ giả định: "Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Minh Phát" thành "Minh Phat Construction Investment Joint Stock Company". Lỗi phổ biến nhất là giữ trật tự tiếng Việt, cho ra những tên như "Joint Stock Company Investment Construction Minh Phat", đối tác đọc thấy ngay không tự nhiên.
Khi tên tiếng Việt có quá nhiều cụm ngành, bản dịch sẽ rất dài. Đây là lúc nên tự hỏi lại có cần tất cả các cụm đó không. Nếu không đổi được tên tiếng Việt, có thể cân nhắc dịch gọn hơn về mặt từ ngữ, nhưng vẫn phải giữ đúng nội dung để là bản dịch hợp lệ. Hỏi Phòng Đăng ký kinh doanh nếu không chắc bản rút gọn có được chấp nhận.
Bảng tra nhanh cụm ngành hay gặp
Các cụm dưới đây xuất hiện nhiều trong tên công ty Việt Nam. Cách dịch là cách quen dùng, không phải bản dịch bắt buộc; ngành đặc thù nên hỏi người trong nghề cách gọi chuẩn của ngành đó ở thị trường bạn làm việc.
| Cụm tiếng Việt | Cách dịch quen dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Thương mại | Trading | "Commerce" ít gặp trong tên công ty nhỏ, dễ nghe như tên một tổ chức |
| Dịch vụ | Services | Thường ở số nhiều |
| Thương mại Dịch vụ | Trading and Services | Có thể viết Trading Services, nhưng có "and" rõ hơn |
| Xuất nhập khẩu | Import Export | Thứ tự Import Export phổ biến hơn Export Import |
| Đầu tư Phát triển | Investment and Development | Tránh dịch "Develop" ở dạng động từ |
| Xây dựng | Construction | Nếu là thiết kế xây dựng thì Design and Construction |
| Kỹ thuật | Engineering hoặc Technical | Engineering hợp công ty làm dự án, Technical hợp dịch vụ kỹ thuật |
| Vận tải | Transport hoặc Logistics | Logistics rộng hơn, chỉ dùng khi công ty làm cả kho, giao nhận |
| Du lịch | Travel hoặc Tourism | Travel quen dùng cho công ty lữ hành |
Khi tên tiếng Việt có cụm ngành hiếm, đừng tự ghép từ điển. Tìm cách các công ty cùng ngành ở nước đối tác tự gọi mình, rồi chọn từ gần nhất mà vẫn đúng nghĩa tên tiếng Việt.
Tên riêng: giữ nguyên hay dịch nghĩa
Giữ nguyên không dấu là lựa chọn mặc định. Tên riêng "Sông Hàn" thành "Song Han", "Bảo Tín" thành "Bao Tin". Khách và đối tác thấy hai phiên bản là một, tra cứu dễ, không phát sinh nghĩa mới. Điểm cần kiểm: chuỗi không dấu có trùng một từ tiếng Anh có nghĩa không hay không, và người nước ngoài đọc có bị lệch quá xa không.
Dịch nghĩa khi tên riêng là từ có nghĩa rõ, và bản dịch đẹp. Ví dụ giả định: tên riêng "Ánh Dương" có thể dịch là "Sunlight". Nhưng khi dịch, hai tên trông như của hai công ty khác nhau; khách Việt không liên hệ "Sunlight" với "Ánh Dương". Chỉ nên dịch khi công ty làm việc chủ yếu với khách nước ngoài và muốn họ hiểu nghĩa.
Trộn: giữ tên riêng, dịch phần còn lại. Đây là cách phổ biến nhất trong thực tế, như các ví dụ ở trên. Nó cân bằng giữa nhận diện và dễ hiểu.
Tránh dịch từng chữ Hán Việt. Tên riêng như "Minh Phát" dịch từng chữ thành "Bright Develop" vừa sai ngữ pháp vừa mất nghĩa gốc. Tên Hán Việt hai chữ gần như luôn nên giữ nguyên.
Tạo tên viết tắt ít trùng
Cách viết tắt quen thuộc nhất là lấy chữ cái đầu của mỗi chữ trong tên riêng, ghép với loại hình viết tắt: "Song Han Co., Ltd", hoặc "SH Co., Ltd". Cách đầu dài hơn nhưng gần như không trùng, vì giữ nguyên tên riêng. Cách sau ngắn, nhưng hai chữ cái "SH" ghép với "Co., Ltd" đã có thể trùng với nhiều doanh nghiệp khác, và quy định coi tên viết tắt trùng là gây nhầm lẫn.
Một mẹo thực tế: tên viết tắt nên chứa ít nhất một âm tiết trọn vẹn của tên riêng, ví dụ giả định "SongHan JSC" hoặc "MinhPhat Co., Ltd". Cách viết liền này dễ dùng làm tên miền, tên tài khoản mạng xã hội, chữ ký email, và ít trùng hơn chuỗi chữ cái đầu.
Không nên đăng ký tên viết tắt nếu công ty không thực sự dùng. Mỗi tên đã đăng ký là một tên phải giữ nhất quán trên giấy tờ, và là một thứ nữa có thể bị đụng khi doanh nghiệp khác đăng ký sau. Nếu chỉ cần một tên ngắn để in danh thiếp, tên riêng đã đủ ngắn rồi.
Những lỗi đã gặp trong thực tế
Viết hoa tuỳ tiện. Cùng một công ty xuất hiện là "SONG HAN TRADING CO., LTD", "Song Han Trading Co.,Ltd" và "Songhan trading company limited" trên ba giấy tờ khác nhau. Với hệ thống đối chiếu tự động của ngân hàng hay hải quan nước ngoài, ba cách viết này có thể bị coi là ba bên khác nhau.
Ghép dấu tiếng Việt vào tên tiếng Anh. Tên tiếng nước ngoài viết "Sông Hàn Trading" với dấu đầy đủ trông thân thuộc với người Việt, nhưng gây lỗi hiển thị trên nhiều hệ thống nước ngoài, ra những ký tự lạ trên chứng từ.
Thiếu chữ "Company" vì nghĩ "Limited" là đủ. "Song Han Trading Limited" vẫn hiểu được, nhưng không khớp với tên đã đăng ký là "Song Han Trading Company Limited". Sai lệch nhỏ kiểu này đủ để một ngân hàng nước ngoài yêu cầu giải trình khi nhận tiền.
Dùng tên thương hiệu làm tên tiếng Anh trên hợp đồng. Hợp đồng quốc tế ký dưới tên thương hiệu thay vì tên tiếng nước ngoài đã đăng ký là chuyện xảy ra với công ty mới làm xuất nhập khẩu. Khi bên mua thanh toán qua thư tín dụng, tên người thụ hưởng trên chứng từ không khớp dễ bị coi là sai biệt, dẫn tới chậm hoặc bị từ chối thanh toán.
Dùng hai tên này cho thống nhất
Sau khi đã đăng ký, những việc nên làm để tên tiếng Anh và tên viết tắt không bị dùng sai:
- Chép nguyên văn tên tiếng Anh và tên viết tắt từ giấy chứng nhận vào trang quy ước tên của công ty, kể cả dấu chấm, dấu phẩy, chữ hoa.
- Dùng tên tiếng Anh đầy đủ ở phần thông tin các bên trong hợp đồng với đối tác nước ngoài, kèm tên tiếng Việt và mã số doanh nghiệp.
- Báo trước cho đối tác nước ngoài rằng tên chủ tài khoản ngân hàng thường là tên tiếng Việt không dấu, để họ không lo khi thấy khác tên trên hợp đồng tiếng Anh.
- Dùng tên viết tắt cho danh thiếp, chữ ký email, tài khoản mạng xã hội; không dùng thay tên đầy đủ trong hợp đồng.
- Nhờ một người dùng tiếng Anh thành thạo đọc lại bản dịch trước khi in bộ nhận diện.
Nếu phát hiện bản dịch đã đăng ký có lỗi, sửa càng sớm càng tốt bằng thủ tục thay đổi nội dung đăng ký. Mỗi tháng chậm trễ là thêm một lô giấy tờ mang tên sai.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải có tên tiếng Anh khi thành lập công ty không?
Không bắt buộc. Tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt là tuỳ chọn. Công ty chỉ làm việc trong nước có thể không cần; công ty có đối tác hoặc khách nước ngoài thì nên có để dùng thống nhất trong hợp đồng và hồ sơ.
Tên tiếng nước ngoài có nhất thiết phải là tiếng Anh không?
Không. Quy định cho phép dịch sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh, như tiếng Pháp, tiếng Đức. Tiếng Anh phổ biến nhất vì dùng rộng trong thương mại quốc tế, nhưng công ty làm việc chủ yếu với một thị trường cụ thể có thể chọn ngôn ngữ của thị trường đó.
Có thể đăng ký tên tiếng Anh khác hoàn toàn tên tiếng Việt không?
Theo nguyên tắc, tên tiếng nước ngoài là bản dịch của tên tiếng Việt, nên một tên khác hoàn toàn khó được chấp nhận. Muốn có tên tiếng Anh riêng để bán hàng, bạn dùng nó như thương hiệu và cân nhắc đăng ký nhãn hiệu.
Viết Co., Ltd hay Co.,Ltd hay CO., LTD mới đúng?
Không có cách viết duy nhất do luật quy định cho phần viết tắt loại hình. Điều quan trọng là dùng đúng như đã ghi trên giấy chứng nhận và thống nhất trên mọi giấy tờ. Khi đăng ký, chọn một cách viết rõ ràng, dễ đọc và giữ nguyên về sau.
Tên tiếng Anh có cần đăng ký nhãn hiệu riêng không?
Đăng ký tên doanh nghiệp, kể cả tên tiếng nước ngoài, không tạo ra quyền nhãn hiệu. Nếu tên tiếng Anh được dùng trên sản phẩm hoặc dịch vụ bán ra, đặc biệt ở nước ngoài, nên tìm hiểu đăng ký nhãn hiệu tại các thị trường đó.
Đối tác nước ngoài ghi sai tên tiếng Anh của công ty trên hợp đồng thì sao?
Nên yêu cầu sửa trước khi ký. Sai tên bên ký có thể gây khó khăn khi thanh toán quốc tế, khi làm thủ tục hải quan hoặc khi có tranh chấp. Gửi kèm bản chụp giấy chứng nhận có tên tiếng nước ngoài để đối tác chép đúng.